Affärssytem måste byggas så att det går att bryta mot reglerna

Jonathan Boutelle tittar på affärssystem och konstaterar att en svaghet hos många av dem är att det inte går att bryta mot reglerna. De saknar “fudgeability” (dvs “fixbarhet” eller “”http://kornet.nu/blindhona/arkiv/2001_10.html">mickelmässighet") och insikten att det är en nödvändighet för de flesta affärsprocesser att då och då sträcka reglerna eller att särbehandla vissa fall.

En annan insikt som saknas är att känsliga delar av processen ibland måste kunna avhandlas utanför systemet, till exempel över telefon, för att undvika att lämna efter sig spår som kan bevisa att man inte följt reglerna fullt ut.

“A signed paper document can have additional data added to it after being signed. Notes in the margins of a paper document can inform other actors that the document should be processed in a particular way. Documents can be faxed to processors who are likely to be understanding of the particular type of situation represented by the document. There is no log that records if a piece of paper is moved from the bottom of a stack to the top. Voice is even more fudgable, and is a critical aspect of most existing business processes: it leaves no paper trail at all, and is usually the medium of choice for any sensitive information.

No business process can function without this flexibility: but enshrining “rule – bending” in a computer system risks giving it the “company seal of approval”, and thus opening the company up to legal liability for the behavior."

I en artikel på ett likartat tema ifrågasätter James Robertson realismen i att skapa arbetslflöden (workflow) för publiceringssystem, och menar att det ofta leder till att det egentliga arbetet flyttar ut ur systemet:

“In many cases, the creation or editing of content is split into two phases. There is the initial ‘collaborative’ phase of content editing, which is left to be managed ad-hoc via e-mail or printed copies. Only when the content has been finalised (in Word format, etc) is it submitted to the linear workflow for final approval.”